شرح مواصفات دفاتر الكربون NCR

إن سبق أن طلبت دفتر فواتير وسُئلت إن كنت تريده «ثلاث نسخ مع تخريم وترقيم»، فهذه الصفحة لك. لا شيء من هذا معقّد، لكن المصطلحات غير مفيدة.

النسخ: كم صورة تحصل عليها

النسخة هي ورقة واحدة في المجموعة. ويُكتب العدد عادةً بالأصل مضافاً إليه صوره:

• نسختان — أصل ونسخة واحدة. العميل يأخذ الأصل وتبقى النسخة عندك. أقل تكوين مفيد.
• ثلاث نسخ — أصل ونسختان. الأكثر شيوعاً في دبي: نسخة العميل، ونسخة الحسابات، ونسخة تبقى في الدفتر.
• أربع نسخ — أصل وثلاث نسخ. تُستخدم حين يحتاج طرف ثالث نسخة أيضاً، كالموقع أو السائق أو المستودع.

وزيادة النسخ تعني زيادة السعر، وبعد الرابعة تصبح النسخ السفلية باهتة بشكل ملحوظ — فضغط القلم لا يصل إلى ما لا نهاية.

ألوان الورق، ولماذا هي ثابتة دائماً

الترتيب المعتاد هو الأبيض ثم الأصفر ثم الزهري ثم الأزرق. هذا عُرف لا قاعدة، لكنه عُرف مفيد: كل من يعمل في مكتب في الإمارات يعرف سلفاً أن النسخة الصفراء هي نسخة الحسابات. وتغيير الترتيب ليوافق ألوان الهوية يخلق التباساً بلا مقابل حقيقي.

المقاسات

• A6 (‏١٠٥ × ١٤٨ ملم) — سندات القبض والصرف والنقدية. صغير ورخيص ويناسب الدرج.
• A5 (‏١٤٨ × ٢١٠ ملم) — الأكثر عملاً. معظم دفاتر الفواتير والتسليم بمقاس A5. مساحة تكفي لبنود قليلة، ويبقى مناسباً للحافظة اليدوية.
• A4 (‏٢١٠ × ٢٩٧ ملم) — حيث تحتاج بنوداً كثيرة أو تفصيلاً دقيقاً. فواتير إصلاح الورش وإشعارات التسليم المفصّلة.

وإن لم تكن متأكداً، فمقاس A5 هو الصحيح في الغالب.

التخريم

الورقة المخرّمة تُقتلع بنظافة على خط من القطوع الصغيرة. وبدونه يقتلع الناس الورقة على أي حال فتخرج ممزّقة، وربما تسحب النسخة التي تحتها معها.

أنت تحتاج التخريم في كل ورقة تخرج من الدفتر — نسخة العميل في الفاتورة، ونسخة السائق في إشعار التسليم. ولا تحتاجه في الورقة التي تبقى مثبّتة.

الترقيم المتسلسل

رقم يُطبع على كل مجموعة ويتزايد في الدفتر. وهو أهم مما يتوقع معظم الناس:

• به تجد عملية محددة بعد أشهر
• به تُثبت أن المستند ليس مكرّراً
• به يطابق محاسبك الدفتر مع سجلاتك
• به تلاحظ اختفاء مجموعة

واصل تسلسلك الحالي. إن انتهى دفترك السابق عند ١٤٥٠، فالدفتر التالي يبدأ من ١٤٥١. والبدء من ١ من جديد يخلق أرقاماً مكرّرة في سجلاتك، وهي مشكلة حقيقية عند التدقيق ويمكن تجنّبها تماماً.

التجليد والظهر

• لصق وتدبيس من الأعلى — الخيار المعتاد؛ يُفتح الدفتر كالكشكول
• لصق من الجانب — يُفتح كالدفتر، وأفضل لمقاس A4
• ظهر كرتوني صلب — لوح متين في آخر الدفتر. يستحق الطلب في كل دفتر يُكتب فيه وقوفاً، لأنك تحتاج سطحاً تضغط عليه.
• ورقة عزل — كرتونة سائبة تُوضع تحت المجموعة الحالية حتى لا يترك القلم أثراً في المجموعات التي تحتها. رخيصة، ويُنسى طلبها كثيراً.

الطباعة

معظم الدفاتر تُطبع بلون أو لونين، لأن النموذج نفسه خطوط ومسمّيات. والطباعة بالألوان الكاملة لا تستحق الدفع إلا حيث يفرضها الشعار.

والاستثناء هو الدفاتر بلغتين، حيث يهمّ عمل التنسيق أكثر بكثير من عدد الألوان — فالعربية والإنجليزية يجب أن تجاورا بعضهما دون أن يصبح النموذج مزدحماً.

قائمة مواصفات سريعة

حين تطلب سعراً، فإن جهّزت هذه الأجوبة الخمسة ستحصل على رقم حقيقي لا نطاق تقديري:

1. المقاس — A6 أو A5 أو A4
2. النسخ — نسختان أو ثلاث أو أربع
3. الكمية — كم دفتراً
4. الترقيم — نعم أو لا، ورقم البداية
5. التخريم — نعم أو لا